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企业邮箱外贸邮件收发技巧

2018-06-14 10:42

随着进出口需求的不断增加,外贸型企业的发展呈上升趋势,企业之间用邮件方式交流也越来越频繁。然而,发信被退回、邮件发出却不知所踪、邮件被盗或进了垃圾箱等种种问题经常困扰着企业用户。
 

顺利收发外贸邮件,企业应该准备什么

目前我们常发的外贸邮件无非有三类,分别是谈合作、签合同的业务类邮件;通知客户相关资讯、会议的订阅类邮件;发促销活动信息的推广类邮件,对于发送者而言,尤其是关乎企业经济收入的业务类邮件十分重要,企业管理者在管理邮箱时,应该注重邮箱的信誉度,对于发业务邮件的域名、服务器不要群发推广邮件,此外要做好域名解析,添加SPF和DKIM记录,把客户邮箱加入白名单等,对于订阅和推广类邮件,要确保有效的邮件地址、选择合适的时间分类发送、要有相关退订按钮、注重邮件的设计感等。
 

完善的海外服务器体系是外贸邮件收发的基础

普通的电子邮箱由于全球链路覆盖少、IP信誉较低等因素制约着其邮件顺利送达。网易企业邮箱拥有高信誉度的IP资源,并与亚马逊深度合作,设置海外收发信加密加速通道,全球18个大网络节点,覆盖全球,保障外贸邮件的超高抵达率。
 

面对垃圾和诈骗邮件,我们如何防范

邮箱被盗、伪造邮件等问题近年来让用户防不胜防,网易企业邮箱负责人建议用户不要直接在线上发布员工的邮箱地址;在收发邮件时,应该仔细检查收发件人的地址是否正确;不要轻信索要帐号、密码的邮件;对于一些业务人员来说,经常会收到关于支付类的邮件,如果对方提到收款账户发生了变更,请务必与对方确认后再进行支付,以免上当。除了自身要更加注意外,安全的邮件系统也是必备之一。

网易一直对国际的邮件诈骗行为十分关注,率先引入全球最先进的反垃圾协议--DMARC,成为国内支持该协议的企业邮箱服务商。在企业收发邮件过程中,DMARC扮演越来越重要的角色,帮助员工识别和拦截伪造、欺诈邮件,使之难以进入员工的邮箱中,大降低了用户被欺诈和机密泄露的风险。此外还拥有自主研发的智能反垃圾技术,也帮助用户拦截各种垃圾干扰邮件,为企业规避风险。
 

全面开启邮箱安全防护网

发送外贸邮件时,如果出现安全风险,后果不堪设想,用户除了提高安全意识外,还要从邮箱安全设置方面下大工夫。例如,开启邮箱的二次验证功能,设置客户端加密端口等。网易企业邮箱在安全功能设置方面做到了滴水不漏,全新的密保平台,即时密码被盗也会保护邮箱安全;登录权限控制,可根据员工使用情况开启关闭登录渠道,此外还有IP登录权限管理、黑名单管理等多个安全功能,全方位保障用户安全。
 

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